Így menedzselheti hatékonyan az év végi időszakot
Az év végi időszak gyakran jár a szokásosnál nagyobb munkahelyi terheléssel: határidős zárások, audit-előkészületek, teljesítményértékelések és a szabadságok kivételének összehangolása egyaránt kihívást jelentenek. Ha azonban sikerül jól megszerveznünk a munkanapjainkat és úgy kivennünk a szabadnapokat, hogy az ünnepek alatt legyen lehetőségünk pihenésre, feltöltődésre, akkor csökkenthetjük a kiégés kockázatát, és a következő év elején is jól tudunk majd teljesíteni – ehhez nyújtunk segítséget tanácsainkkal.
5 tanács az év végi feladatok hatékony menedzselésére
1. Vegyük előre a határidős projekteket!
A feladatok rangsorolásával és fontossági sorrendben történő elvégzésével jelentős mértékben növelhetjük a munkánk hatékonyságát. Az év végi időszakban érdemes előre felmérni, és heti bontásban felosztani, mely feladatok bírnak jogszabály által előírt, halaszthatatlan határidővel (pl. pénzügyi riportálás, ügyfélminősítések frissítése), és melyek halaszthatók januárra, majd ezek alapján haladni a megvalósításukkal.
2. Dolgozzunk fókuszáltan!
Az időblokkok felállítása segít abban, hogy teljes figyelmet tudjunk fordítani a megoldandó feladatokra. Ha gyakran szakítják meg a munkafolyamatot telefonhívások, jóváhagyási kérések vagy váratlan belső megkeresések, érdemes „foglaltként” megjelölni egy 60–90 perces idősávot a naptárunkban, és jelezni a kollégáknak, hogy ebben az időszakban koncentrált munkát végzünk, a kevésbé sürgős kérésekre ezt követően reagálunk. Így magasabb minőségű munkát tudunk kiadni a kezünkből, gyorsabban végezünk a nagyobb feladatokkal, és kevesebb stresszt élünk meg, ráadásul az adminisztratív feladatokat is csoportosítva tudjuk megoldani, így azok sem aprózzák szét a napunkat.
3. Gondolkozzunk csapatban!
Az év végi feladatok hatékony menedzseléséhez elengedhetetlen a csapattagok összehangolt munkavégzése. Ilyenkor a szokásosnál is fontosabbá válnak a rendszeres rövid státusz-megbeszélések, a szabadnapok beosztása, valamint a helyettesítési rend egyeztetése, hogy az ügyfélkiszolgálás az ünnepek idején is zavartalanul működjön. Így csökkenthetjük a csapaton belül konfliktusforrásokat, és a túlterheltség érzését, ami különösen szerencsés ilyenkor, amikor a határidőre lezárandó projektek száma hirtelen megugrik.
4. Tervezzük meg tudatosan a szabadságunkat!
A szabadságok tervezésénél vegyük figyelembe a magyar munkajogi szabályokat, melyek szerint az éves alapszabadságunkból legalább hét napot saját döntésünk szerint vehetünk ki, ha azt legalább tizenöt nappal korábban jelezzük a munkaadónknak (2012. évi I. törvény). A tervezés időszakában érdemes előre egyeztetni a kritikus időszakokról (pl. zárási vagy audit hetek), figyelembe venni a csapatlétszámot és az ügyféligényeket, valamint ésszerű keretek között tekintettel lenni a kollégákra (különösen a kisgyermekes szülőkre, vidékre utazókra). Fontos szempont az is, hogy a távollétünk időszakában lehetőségünk legyen a valódi kikapcsolódásra, a munkáról való teljes leválásra (a karácsonyfadíszítés közben ne válaszoljunk meg munkahelyi emaileket), és a munka-magán élet egyensúly fenntartására. A nyugodt pihenés és feltöltődés kiemelten fontos ahhoz, hogy megőrizzük a fizikai és szellemi egészségünket, ápolni tudjuk a társas kapcsolatainkat és jövő év elején kiegyensúlyozott teljesítményt nyújtva tudjunk visszaállni a munkába.
5. Összegezzük a tapasztalatokat, és tervezzünk előre a jövő évre!
A következő évben várható feladatok előkészítését nagy mértékben támogatja, ha év végén szánunk néhány órát az idei munkatevékenységek elemzésére, az eredmények áttekintésére és a tanulságok levonására. Érdemes végignézni, hol voltak fennakadások, mely feladatok igényeltek aránytalanul sok erőforrást, milyen munkafolyamatok működtek optimálisan. Ezeket megvizsgálva egyértelműbben látjuk majd, milyen pontokan érdemes változtatni, és milyen készségfejlesztés vagy háttértámogatás segítene a jövőbeli jobb teljesítmény elérésében. Az alkalmazott munkamódszerek áttekintése nemcsak a problémamegoldás rugalmasságát növeli, hanem a munkaszervezés hatékonyságát is - megalapozhatja a jövő évi jobb, eredményesebb munkavégzésünket.
Nyugodt évzárást, örömteli karácsonyi készülődést és békés, boldog ünnepeket kívánunk mindenkinek!
A cikket Pribelszki-Faragó Emese, a Budai Egészségközpont tartalomfejlesztő munkatársa készítette.
